ફોકસ - વિવેક કુમાર
તમારી સાથે પણ ક્યારેક એવું બન્યું હશે જ્યારે તમે એવી સ્થિતિમાં મુકાયા હશો, જ્યારે તમને કોઈ અગત્યનાં સમાચાર સંભળાવવાના હશે, પરંતુ શરૂઆત કઈ રીતે કરવી એની મૂંઝવણમાં હશો. તમારા મનમાં અનેક વિચારો દોડતા હશે કે આ સમાચાર કઈ રીતે સંભળાવવા? આ સાંભળીને સામેવાળી વ્યક્તિની શું પ્રતિક્રિયા હશે?
ઓફિસની પૉલિસી કે નિયમોમાં બદલાવ કરવામાં આવ્યો હોય અને એની માઠી અસર કર્મચારીઓ પર પડવાની છે. એ વાતને તમારા ડિપાર્ટમેન્ટના સ્ટાફને જણાવતી વખતે તમે મૂંઝવણ અનુભવો છો.
આવા કોઈપણ સમાચાર સંભળાવવા માટે ગોળ-ગોળ વાતો ન કરવી. સીધી જ શરૂઆત કરવી જોઈએ.
એ ઘટના વિશે ચોક્કસ માહિતી હોય તો એને લઈને વિશ્લેષણ કરવું અને કારણો જણાવવાં.
આ ફેરફાર પછી આગળ શું થવાનું છે એ વિશે વિસ્તારથી વાત કરવી. ક્ષતિને કઈ રીતે પૂરી કરી શકાય એ અંગે પણ ચર્ચા કરવી.
એ ઘટના વિશે શબ્દોની જાળ બિછાવવાને બદલે સીધા જ મુદ્ા પર આવવું. ટૂંકા અને સ્પષ્ટ શબ્દોમાં આખી બિના વર્ણવવી. ઉદાહરણ તરીકે...
તમને જણાવતાં અફસોસ થાય છે, પરંતુ તમારા માટે આ માઠા સમાચાર છે. એની તરત બાદ આશ્વાસન આપવું. સ્ટાફનાં જખમો પર મલમ લગાવવાનો પ્રયાસ કરવો.
તમે જેમને પણ આ નવા પરિવર્તન વિશે માહિતી આપી છે. એને હવે આગળ શું કરવું જોઈએ એની ચોખવટ કરો.
આ સમાચારની પ્રતિક્રિયા બે પ્રકારે આપી શકાય છે. એક તો જે નુકસાન થયું છે એની ભરપાઈ તરત કરવી અને બીજું એ કે ભવિષ્યમાં સાવચેતી રાખવી.
સામેવાળી વ્યક્તિને ખરાબ સમાચાર આપતા પહેલા પોતાને અંદરથી મજબૂત બનાવવું પડે છે. પોતાની અંદર એટલી ઊર્જા ભરીને રાખવી જેનાથી એ સમાચાર તમે જણાવી શકો.
સારા કરતાં ખરાબ સમાચાર પહેલા સાંભળવાને મહત્ત્વ
શું તમે જાણો છો લોકોને સારા સમાચાર કરતાં ખરાબ સમાચાર પહેલા સાંભળવામાં રસ હોય છે. વિવિધ સર્વેક્ષણમાં એવું જાણવા મળ્યું છે કે જો ખરાબ સમાચાર પહેલા સંભળાવવામાં આવે તો સારા સમાચાર સાંભળીને તેમનું મનોબળ મજબૂત થાય છે.
બિઝનેસ કમ્યુનિકેશન રિપોર્ટમાં ખુલાસો થયો છે કે પ્રામાણિક અને સ્વચ્છંદતાથી ખરાબ સમાચાર સંભળાવવામાં આવે તો એનાથી વિશ્વસનિયતા
વધે છે.
